災害等への備え

相  談

 災害発生に備えて入居者名簿を作成したいと思います。

 個人情報保護法改正により管理組合も個人情報取扱事業者となりましたが、名簿作成にあたってどのような点に注意すればよいでしょう。

アンサー

会員名簿を作るときの注意事項(平成29年5月 個人情報保護委員会)

① 個人情報を集める前は、個人情報の利用目的をあらかじめ特定する。

② 本人から個人情報を集めるとき、本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的

  を明示する。

③ 個人情報を保管しているときは、集めた個人情報の漏洩防止のために、適切な措置を講じる。また、

  集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続きの方法等を本人の知り得る状態

  におき、請求に応じて訂正する等としています。

岡管連から

 マンションの個人情報保護の対象者はマンション住民であり、その個人情報を取り扱うのは管理組合であり、管理会社ではありません。

 もし当該個人情報が管理会社の管理下に置かれていた場合、管理組合は緊急事態の発生時、どう対応するのでしょうか。

 安否確認等は、管理会社が行うのでしょうか? また個人情報保護を含めたそのような委託契約になっているのでしょうか。

 管理組合としても、マンション住民から問い合わせ等があった場合、すべて管理会社に一任していると回答するのでしょうか。

 マンション住民の個人情報の保護管理は、あいまいな状態に置かれているといっても過言ではないでしょう。

 特に、災害等が発生した場合、管理会社もすぐに動くことは不可能です。

| 2018年12月25日 | カテゴリー 災害等への備え 

相  談

 台風や大雨などにより共用部分等に被害が発生した場合、復旧工事の実施や工事費支払いのための修繕積立金取り崩し等について、総会の承認を得なければならないでしょうか。

 災害発生時には臨時総会を招集する余裕はありませんので、こうした緊急時には理事会決議で実施することはできないのでしょうか。

アンサー

【災害等緊急時の管理組合の意思決定について】

1 理事会の決議事項の見直し(標準管理規約)

  (議決事項)

  第54条 理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事項を決議する。

   (一~九略)

   十 災害等により総会の開催が困難である場合における応急的な修繕工事の実施等

  2 第48条の規定にもかかわらず、理事会は、前項第十号の決議をした場合においては、当該決議に

   係る応急的な修繕工事の実施に充てるための資金の借り入れ及び修繕積立金の取り崩しについて決議

   することができる。

*管理規約にこのような規定を設けておくことにより、災害等緊急時に総会ができないない場合には理事会で応急的な修繕工事の実施を決議することができます。また、当該工事の費用に充てるための借入れや修繕積立金の取崩しについても理事会で決議することができます。

2 理事長の権限の見直し(標準管理規約)

  (敷地及び共用部分等の管理)

  第21条

  1~5

  6 理事長は、災害等の緊急時においては、総会又は理事会の決議によらずに敷地及び共用部分等の必要

   な保存行為を行うことができる。

  (敷地及び共用部分等の管理)

  第58条

  1~5項 略

  6 理事長は、第21条第6項の規定に基づき、敷地及び共用部分等の保存行為を行う場合には、その

   ために必要な支出を行うことができる。

| 2018年12月23日 | カテゴリー 災害等への備え 

相   談

 理事会では、災害発生等に備えるために、管理組合として取り組むべき防災対策を検討するための防災対策検討専門委員会を設置する予定ですが、防災に係る業務は管理組合の業務なのですか。

アナウンス

標準管理規約より

第32条(管理組合の業務)

 管理組合は、建物並びにその敷地及び付属施設の管理のため、次の各号に掲げる各業務を行う。

一~十一、及び十三~十五 略

十二 マンション及び周辺の風紀、秩序及び安全の維持、防災並びに居住環境の維持及び向上に関する業務

マンション管理標準指針より

(標準的な対応)

① 防火管理者の選任

② 消防計画の作成及び周知

③ 消防設備等の点検

④ 災害時の避難場所の周知

⑤ 災害対応マニュアル等の作成・配布

⑥ ハザードマップ等防災・災害対策に関する情報の収集・周知 など

(望ましい対応)

① 災害時に必要となる道具・備品・非常食類の備蓄

② 高齢者等が入居する住戸を記した防災用名簿の作成

③ 災害発生時における居住者の安否確認体制の整備

④災害発生時における被害状況・復旧見通しに関する情報の収集・提供体制の整備

| 2018年12月21日 | カテゴリー 災害等への備え