専門家の活用

マンション管理士の活用シーン(例)

(1)合意形成の支援

   マンションでは老朽化対策等が重要です。

   老朽化が進むマンションでは建替えまたは改修の検討、また、耐震性に問題があるマンションでは耐震

  対策工事の検討など避けては通れない問題がありますが、居住者だけで合意形成をしたくてもなかなか前

  に進んでいけないような難しいケースもあります。このようなときには、マンション管理士など専門家に

  よる支援がより必要となってきます。

(2)トラブル等の多種多様の課題解決の助言

   マンションの中で多数の組合員等に係わるトラブルが発生したときは管理組合としての対応が必要とな

  りますが、問題が複雑化し居住者だけでは解決が難しい場合も決して少なくありません。

   管理費・修繕積立金等の滞納金への対応、管理規約等の違反行為への対応、空き家対策、駐車場対策、

  さらに、高層マンションや大規模マンション特有の課題に加え、近年では民泊対策や増加する外国人区分

  所有者への対応などマンションの管理・運営に関する課題は多種多様となっています。

   これらの課題に対し、マンション管理士から助言等により、管理組合が専門的な知見を得て、課題解決

  に結びつくことが期待されます。

(3)外部専門家として管理組合役員に就任

   平成28年3月に改正された「マンション標準管理規約」では、選択肢として、マンション管理士等の

  外部専門家が管理組合の役員に就任する場合の規定例等が示され、これまでの相談・助言・指導等からさ

  らに進んで、直接管理組合の運営に携わることも想定されています。

   このように、マンションの高経年化、居住者の高齢化が進行する中で、マンション管理士の果たす役割

  はますます重要となっています。

| 2018年7月27日 | カテゴリー 専門家の活用 

専門家の活用

 平成25年度のマンション総合調査(国土交通省)によると、マンション管理組合において専門家を活用しているマンションは48.1%であり、中でもマンション管理士を活用したことがある管理組合は16.4%でした。

 また、マンション管理士の活用方法については、「必要に応じここに相談」が54.2%と最も多く、次いで「管理組合の顧問」が20.9%でした。

 最近では、本年6月15日に住宅宿泊事業法が全面施工され、民泊事業が正式に開始できることになったことから、各マンション管理組合において民泊を許容するか禁止するかといった方針を決定し、この方針に基づく規定を管理規約に盛り込もうという動きが活発化しました。

 こうした場合に管理組合員の利害が異なることで意見が分かれることもあり、公平中立な立場の専門家が介在することにより、多くの組合員の納得を得られる結論にたどり着くことも期待されます。

 また、築後の経過年数が高まってきたマンション管理組合においては、必要な修繕積立金が備わっているか、また不足する場合には今後どのような対応を取ることでマンション管理の健全化を維持できるかといったことについても、専門家なればこそのアドバイスが期待できます。

 さらに、管理組合員も次第に高齢化していくなか、管理についての適切なアドバイスは欠かせないものになってきます。

 外部専門家にそのような業務をゆだねる際にもマンション管理士の公平中立さと高度な専門性は各所で役立つものと思われます。

| 2018年7月25日 | カテゴリー 専門家の活用 

 マンションストックが640万戸を上回り、中でも築30年以上のマンションが急増する中、平成28年3月に改正されたマンション標準管理規約においては外部専門家の活用について規定例等が示されたところですが、その外部専門家として最もクローズアップされるのがマンション管理士です。

マンション管理士とは

 マンション管理士は、平成13年8月に施行された「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」(「マンション管理適正化法」)に基づく国家資格です。

 マンションの管理を適切に行っていくためには、管理組合の運営、建物等の維持または修繕等に関する専門的知識が必要となります。

 しかしながら、管理組合の構成であるマンションの区分所有者はこれらの専門的知識を十分に有していないことが多いため、マンションの区分所有者等に対し、適切なアドバイスを行うことのできる専門家が必要とされていました。

 このため、マンション管理適正化法により、国家資格としての「マンション管理士」制度が創設されました。

 マンション管理適正化法の定めでは、マンション管理士が、マンション管理士の名称を用いて助言・指導等の業務を行うためには、マンション管理士試験に合格し、かつ、マンション管理士の登録を受けなければならないとされています。

| 2018年7月23日 | カテゴリー 専門家の活用 

3 主な内容

(2)留意事項

 (外部専門家による独断専横的行為・利益相反等の防止)

  ① 外部専門家に対する監視・チェック体制

    外部専門家の業務執行状況や収支状況等について、書面による定期的な報告を外部専門家に義務付け

   ておくこと、区分所有者の中から監事を選定しておき、役員に就任した外部専門家の業務執行状況を

   監視すること、法人・団体等から専門家の派遣を受ける場合、業務委託契約において、専門家に対する

   派遣元の法人・団体による内部監査や報告徴収を行うことを義務付けておくこと等が考えられます。

  ② 外部管理者の権限の制限

    理事会の議決権は、管理組合(区分所有者)としての主体性を確保する観点から、管理規約や細則に

   おいて、区分所有者以外の役員が議決権を持たないとする規定を設けることも考えられます。また、

   外部専門家である理事長等による過剰・不要な契約を未然に防止する観点から、管理費会計からの支出

   のみを伴う契約行為であっても、あらかじめ定めた一定金額以上の支出を伴う場合は、理事会や総会の

   承認の必須とするなども考えられます。

  ③ 利益相反取引への対応

    外部専門家が管理組合の利益を犠牲にして自己利益を図るような行為として、例えば、利害関係を

   有する業者に工事等を発注内容に相応しない価格で発注する、発注先からリベートを授受する等の行為

   を行うことも懸念されることから、このような利益相反行為を防止するため、工事等の発注先選定手続

   きの透明性確保、外部専門家と管理組合の利益が相反する取引の理事会報告・承認手続き、管理組合か

   らの報酬以外のリベートや紹介料等の収受禁止などの方策を示しています。契約書例の中では、「理事

   長業務に関連して、紹介手数料、仲介料、その他謝礼、もしくはその他の対価の支払い又は便宜の供与

   その他の利益を、甲の理事会の承認を経ずに、甲以外の者から収受し、又は供与してはならない」と規

   定し、さらにペナルティとしての違約金も課す規定例を示しています。

国土交通省住宅局市街地建築課マンション政策室

| 2017年8月29日 | カテゴリー 専門家の活用 

主な内容

(1)候補者の選任方法

  ① 人選

    外部専門家の人選に当たっては、公募によって候補者を絞り、複数候補者から審査して選定すること

   も可能性としては考えられます。

    しかし、実例も踏まえると、現実的には、相談会や専門家団体等を通じて接点を持った者や、従前

   より顧問契約をを結んでいた者などが候補者としてピックアップされることが通常であると考えられ

   ます。

    まずは、顧問契約やコンサルタント業務等の形の支援を受け、その過程で信頼関係を構築できると

   判断でき、かつ、マンションにおいて理事長就任の必要性が高いと判断された場合に、その外部専門家

   を理事長として活用するための手続きを、その外部専門家の支援を受けながら進めるということです。

  ② 手続き

    プロセスとしては、区分所有者への説明会等で情報共有・意向把握を重ねながら検討し、総会での

   導入推進決議も経て、最終的な総会決議において選任、契約、報酬、関係規定(規約・細則等)を

   正式に決定すること等を示しています。

    規定類としては、規約は標準管理規約と同じ条項があることを前提とし、細則の規定例として、

   選任の際「理事長」「監事」といった役職の割当てまで含めて総会決議する、理事会の議決権は

   ない、一定金額以上の契約行為には理事会承認が必要等といった、通常の役員とは異なる特別な

   ルールを例示しました。

国土交通省住宅局市街地建築課マンション政策室

| 2017年8月27日 | カテゴリー 専門家の活用 

 国土交通省は、平成29年6月16日、「外部専門家の活用ガイドライン」を作成し、同日付で各都道府県及びマンション関係団体に通知しました。

 本ガイドラインは、外部専門家である役員の適正な業務運営を担保するための措置の具体例を示すこととしたものです。

 なお、外部専門家を管理組合の「理事長」や「管理者」として活用する場合(標準管理規約第35条)についてまとめたものであり、外部専門家を顧問、アドバイザー、コンサルタントといった第三者的立場での助言者等として活用する場合(標準管理規約第34条)や、管理事務を管理業者に委託する場合(標準管理規約第33条)については、本ガイドラインの対象ではありません。

 また、現状、実際に外部専門家を役員として選任しているマンションはまだ僅少です。

 本ガイドラインでは、このような現状を踏まえ、まずは住宅政策上の重要な課題となる管理不全になることが懸念されるマンションを一つの典型的なケースとして念頭に置き、一例を示すこととしました。

 例えば、マンションの高齢化等に伴って、日常的に連絡調整等の業務が発生する理事長のなり手に困るようになったが、月例の理事会に出席する一般理事・監事のなり手は引き続きある等のマンションが考えられます。

 さらに、理事会が存在して標準管理規約本文の規定がそのまま活用できる管理方式を前提に、外部専門家個人を管理組合の「理事長」として活用する場合を想定して示しています。

 役員の中で最も権限が大きく課題も多いと考えられる理事長を例にガイドラインを示すことで、一般理事など他の役職の役員に就任する場合についても共通する考え方を示すこととしたものです。

 今後、本ガイドラインの活用状況や実態把握に努め、必要性があれば追加等を検討していきたいと考えています。

国土交通省住宅局市街地建築課マンション政策室

| 2017年8月25日 | カテゴリー 専門家の活用 

自主管理から一部委託への模索

5 老朽化した給水設備の改修工事

  アンケートの回答では、専有部分の漏水事故や水道の赤水などの苦情が寄せられ、早期の改修工事が

 求められていました。

  しかし、組合員の高齢化も相まって、修繕委員だけでこれらを遂行するのは負担が大きく困難な状況

 でした。

  そこで、理事会からの依頼により、本件に関するコンサルティングも行うことになりました。

  この業務内容は、専有部分の給水設備に係る工事費の負担問題と管理規約の改正、設計事務所および

 施工会社の選定手続き(公募資料の作成、見積要項書作成、見積比較一覧表、ヒアリング段取り)、

 その他修繕委員会の支援業務などでした。

  中でも、心配された専有部分の給水設備に係る工事費負担の問題は、以下のとおりスムーズな合意形成

 ができ、大きく前進することができました。

  管理規約では、専有部分の給水設備に係る工事費は組合員が負担する定めとなっています。

  しかし、こうした場合、専有部分の工事が100%実施されるとは限らず、工事未実施が1戸でもあれ

 ば、漏水の危険にさらされます。

  そこで、漏水の心配のない安心な暮らしを確保するため、全戸一斉の改修工事を確実に実行して、今回

 の共用部分および専有部分に係る給水設備の工事費を管理組合が全額負担すること、同工事費を修繕積立

 金から充当できるよう管理規約を改正することを総会に諮ったところ、平成28年の臨時総会において

 原案どおり可決承認されました。

6 自主管理から一部委託への模索

  自主管理を維持するためには、管理運営に関する実務処理能力の高い役員や有用な事務局員が存在する

 こと、組合員が管理組合活動に協力的であることなどの要件が必要になります。

  しかし、組合員の高齢化が進めば、自主管理の継続は困難になってきます。

  今後、輪番制による会計担当理事の交替や、直庸の事務局員が退職した場合には、会計業務や滞納管理

 費等の対処を正確に伝えるか一抹の不安がありました。

  そこで、今般、C組合に対して会計業務についてのみ管理会社へ外部委託することを提案しました。

  これはC組合にとって大きな決断です。

  約半年にかけて理事会の中で協議を行った結果、早々に臨時総会を開催し、本件議案を上程することに

 なりました。

                               (著)マンション管理士 西脇 利一

理事長のひとこと

 築2年目(昭和49年)以降、素人集団での自主運営で管理しておりました。

 マンション管理士の西脇さんにお願いしてから、やっと他のマンションと同じような総会資料を作成できるようになりました。

 これからも、当組合では、西脇さんに引き続き支援をお願いしたいと考えています。

 全国のマンションでも同様な難題をかかえていることもあるかと思いますが、この対応としてマンション管理士を活用されることをお勧めします。

| 2016年12月25日 | カテゴリー 専門家の活用 

自主管理から一部委託への模索

3 滞納管理費等の回収の支援

  管理費等の滞納の中長期化を防止するには、滞納の初期段階で適切な督促等を行うことが重要です。

  C組合では、滞納が10数件に及ぶ一方、回収ルールがなく督促も不十分な状況でした。

  そこで、滞納状況に応じて督促状や支払分割契約書の素案の作成、内容証明郵便の発行手続きなどを支援

 したほか、長期滞納者に対する法的対応に関する助言も行いました。

  これは、訴訟時に必要となる書類の説明と作成のアドバイスとか、口頭弁論への付き添いなどです。

4 改修工事への資金計画と修繕積立金の改定

  理事会では建物の劣化状況を確認するため、設計事務所に依頼して建物調査診断を行ったほか、専有部分

 の給排水管や窓サッシの現況に関するアンケートも実施しました。

  その結果、給排水設備の劣化が激しく、設計事務所からは1年~3年以内の改修が必要との指摘のほか、

 窓サッシの開閉が重い、すきま風が入るとの不具合も報告された。

  これらを元に長期修繕計画を作成し、必要な修繕工事費を試算したところ、修繕積立金が9億円ほど不足

 することが判明しました。

  この対策として、

 ①傷みの激しい箇所の緊急工事と足場が必要な工事を優先する。

 ②金融機関から借入れを行う。

 ③修繕積立金を値上げする。

 といった3つの要素を中心に捉えて資金調達のシミュレーションを行いました。

  この中から、給排水設備改修工事を早期に実施する代わりに、平成28年予定の大規模修繕工事を、対象

 箇所が良好な状態にあるため5年ほど先送りするほか、住宅金融支援機構の「マンション共用部分リフォー

 ム融資」の活用を提案しました。

  しかし、必要な資金5億円の借入には、毎月の返済額を月額修繕積立金の80%以内との融資条件のクリ

 アが必要で、このため修繕積立金の値上げが必要なことも説明して、月額料金5千円/戸の値上げ案を提案

 しました。

  本件は、修繕委員会および理事会の協議を経て、長期修繕計画の策定、借入金計画、修繕積立金の改定と

 して議案化され、臨時総会において原案どおりに可決承認されました。

                                (著)マンション管理士 西脇 利一

| 2016年12月23日 | カテゴリー 専門家の活用 

自主管理から一部委託への模索

1 Cマンションでの課題

  C管理組合(以下「C組合」)では分譲以来(築43年目)、組合員でできることは組合員でという方針

 のもと、事務管理業務、清掃業務、設備管理業務等を自ら行ってきました。

  しかし、近年、組合員の高齢化やマンションの高経年化に伴い、役員の成り手不足、滞納管理費等の

 増加、大規模修繕工事の資金調達といった課題に直面しています。

2 適切な会計方式への変更

  C組合の決算報告書は、現金の入出金をもって収支を認識する現金主義に基づき作成されていました。

  現金主義は、計算の簡便性、確実性、安全性等では優れていますが、収支が正しい期間に計上されないと

 いう問題と、滞納した管理費等(未収金)が決算に計上されないという欠点があります。

  これらの問題を改善するためには、現金の入出金に関係なく収入や費用が発生した事実に基づき収支を

 認識する発生主義への変更が必要です。

  そこで、理事会に対し、現金主義から発生主義への変更を提案し、貸借対照表、未収金明細書、未収金

 台帳などを新たに作成するよう支援しました。

  加えて、会計処理細則の制定を提案して、会計業務全般の処理基準を明文化しました。

                               (著)マンション管理士 西脇 利一

(岡管連から)

 現金主義での問題点は、以下の通りです。

(収入の面から)

 各組合員から管理費等が毎月正しく振り込まれ、未納がなければ現金主義でもよいが、管理費等に未納が生じているのであれば、管理費等が振り込まれた時点で記帳している場合(現金主義)

・会計期間の収支を正しく表すことができない。

・予算収入と決算収入とが合うことはない。

・未収金が財務諸表に現れることはない。

・その結果、未納金が振り込まれた場合、ある会計期間によっては、決算収入が予算収入を上回ることが

 起きかねない。

・滞納管理費等を回収する場合、いつの時点の滞納管理費等か判断できない。

・滞納管理費等を回収する場合、滞納管理費等の5年の消滅時効ということが問われ、それを証明する

 必要がある。

(費用の面から)

 費用を現金支出で記帳している場合(現金主義)

・会計期間の収支を正しく表すことができない。

・未払金が財務諸表に現れることはない。

・会計末に未払金があるため、事業計画どおりに事業を実施しているにもかかわらず、翌期に事業を実施

 したことになりかねない。

・翌期の予算を計画するに当たり、当期の未払金を計上する必要がある。

・未払金が不明であれば、事業の執行に当たり、支障をきたすおそれがある。

| 2016年12月21日 | カテゴリー 専門家の活用 

マンションの健全化業務への取組

5 これからの取組

  K組合にはこのように課題はまだまだ残っていますが、再び管理不全に陥らないためにも、差し当たり

 次のことを守っていくことが必要と考えています。

 ・今後も継続して月1回の理事会を必ず開く。

 ・役員の担い手の体制を整え、事務負担の公平性を保つ。

 ・早急に長期修繕計画を作成し、計画的修繕の必要性を組合員に周知する。

 ・管理規約を、現在の標準管理規約等に沿ったものに改正する。

 ・上記のことを組合員の皆さんで検討することにより、管理への参画意識の醸成を図る。

6 おわりに

  管理不全のマンションは、仙台市内にも少なからずあるのではと思われます。

  これらは、多岐にわたる問題が同時進行で顕在化してきますので、組合員だけで解決するには相当の

 困難が伴います。

  問題を一つ一つ解決しながら、適正な管理運営が行われる状態まで持っていくには、やはり、マンシ

 ョン管理士等の専門家の援助が必要になると思います。

  また、自主管理にしろ管理会社に委託するにせよ、組合員各々が「自分の財産は自分で守る」という

 意識を持って行動すれば、必ずうまくいくと思います。

  今回の事例では、管理適正化の支援も道半ばですが、今後も様々な問題も起こることも考えられるし、

 やらなければならないことも山積しています。

  今後もK組合に対して、アドバイザーとしての支援を継続してきたいと考えております。

(岡管連から)

 管理組合(理事会)と管理会社との関係については、以下の点が列挙されるだろう。

 ・役員が毎年変わる組合が多い。

 ・そのため、理事会の運営・引継ぎ等の継続性が難しい。

 ・そのため、役員と管理会社との関係を築きにくい。

 ・そのため、役員の職務等に関し、管理会社にまかせっきりになりやすく、役員の責任感が薄くなり

  やすく、管理への無関心が進みやすい。

 ・そのため、役員の管理への無関心化による管理会社の不正等の温床を生みやすい構造に陥りやすい。

 など

 一方、マンションが置かれている社会状況を鑑みてみますと、マンションに住むということは、『社会

との孤立化』を生みやす状況にあります。さらに、管理への無関心が深まれば、『社会との孤立化』を助長

することにもつながります。

 『社会との孤立化』という点を考えれば、マンションの管理に関しては、『管理組合の自主・自立

につながることにもなるのだが、マンション管理に『専門家等の第三者』が関わっていないところにいろ

いろな問題が潜んでいると考えています。それは、以下の点からです。

 ・マンション管理に関しての様々情報(法令等の改正、社会状況の変化など)の不足

 ・そのため、役員同士で管理等への話題等が欠きやすい。

 ・セキュリティが厳しく、外部からは、マンション内の状況が見えにくい。

 ・そのため、行政等を含めたマンション住民への支援等ができにくい。

 ・そのため、マンション住民の事故(孤立死・孤独死等)の発見が遅れることにつながりやすい。

 ・マンション行政は住宅行政に含まれるが、特に地方においては、マンション行政に重点をおいていない

  ところが多く、地方自治体におけるマンション政策が希薄になっている。

 ・そのためには、マンション住民の声を行政等に届ける必要がある。

                                               以上

| 2016年9月15日 | カテゴリー 専門家の活用 

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