相 談
災害発生に備えて入居者名簿を作成したいと思います。
個人情報保護法改正により管理組合も個人情報取扱事業者となりましたが、名簿作成にあたってどのような点に注意すればよいでしょう。
アンサー
会員名簿を作るときの注意事項（平成２９年５月 個人情報保護委員会）
① 個人情報を集める前は、個人情報の利用目的をあらかじめ特定する。
② 本人から個人情報を集めるとき、本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的
を明示する。
③ 個人情報を保管しているときは、集めた個人情報の漏洩防止のために、適切な措置を講じる。また、
集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続きの方法等を本人の知り得る状態
におき、請求に応じて訂正する等としています。
岡管連から
マンションの個人情報保護の対象者はマンション住民であり、その個人情報を取り扱うのは管理組合であり、管理会社ではありません。
もし当該個人情報が管理会社の管理下に置かれていた場合、管理組合は緊急事態の発生時、どう対応するのでしょうか。
安否確認等は、管理会社が行うのでしょうか？ また個人情報保護を含めたそのような委託契約になっているのでしょうか。
管理組合としても、マンション住民から問い合わせ等があった場合、すべて管理会社に一任していると回答するのでしょうか。
マンション住民の個人情報の保護管理は、あいまいな状態に置かれているといっても過言ではないでしょう。
特に、災害等が発生した場合、管理会社もすぐに動くことは不可能です。
