マンションの情報管理について(3)/マン管通信2016・4 - NPO法人岡山県マンション管理組合連合会

マンションの情報管理について(3)/マン管通信2016・4

~「マンションみらいネット」の活用のご提案~

「マンションみらいネット」の図書電子化機能

 「マンションみらいネット」の図書電子化サービスには、文書の電子化と図面の電子化の2種類があります。

 文書の電子化は、管理組合活動の中で日々発生する文書類を電子化して保管するサービスです。

 理事会や総会の議事録、管理組合で発行する広報誌等、様々な文書類を電子化して専用データセンターにてお預かりし、インターネットを通して組合員がいつでも最新情報を入手できるしくみになっています。

 インターネットで議案書や議事録を確認していただくことで、回覧を省略したり、紙媒体の文書を処分して保管場所の省スペース化を図ることも可能です。

 一方、図面の電子化は、マンションの財産である設計図書や竣工図書、修繕時の図面等を電子化して保管するサービスです。

 万が一に備え、電子化した図書のデータは、当センターでバックアップをしっかり保管いたしますので、データの劣化や破損、紛失、改ざん等の心配も無用です。

 また、インターネットを活用しているため、パソコンの他にタブレットやスマートフォン等の携帯端末でも閲覧できるので。例えば、理事会等でお手元の端末から電子化した議事録や図面、写真等を確認しながら打ち合わせするといった活用も可能です。

 以上のように、「マンションみらいネット」の図書電子化サービスは、インターネットを介して組合員が常に最新データを一斎共有できる「ネット共有機能」と、いざという時にデータを復旧できる「バックアップ機能」を備えている点が大きな特徴です。

                    (著)(公財)マンション管理センター企画部次長 平野 功一

2016年6月09日 | カテゴリー 行政情報