【名簿作成に向けた検討ポイント】
１ 組合員名簿
「組合員名簿」は区分所有者の名簿のことですが、一般には、マンションに居住、非居住の別に拘らず、「組合員名簿」は総会の招集、総会の成立や議決の要件確認、管理組合の役員の選任、管理費等の請求等で常に一覧で管理する必要が生じます。
「組合員名簿は、管理会社が保有しているから、管理組合は持たなくても支障がない」と考えている管理組合もあるようですが、一方で、管理会社の変更を議題とした総会を開催したいのに、管理会社が名簿を出してくれないというような相談も少なくありません。
したがって、管理組合の適正な運営を確保するためには、管理組合の構成員の最新情報を記載した『組合員名簿』を、管理組合が自ら持つことは不可欠であると考えられます。
２ 居住者名簿
マンションの管理、特に建物や設備の使用に関し全居住者に関わるものでありますし、緊急時や災害時の必要からすれば、『居住者名簿』は、常に正確な情報に更新していくことが重要です。
また、マンションのコミュニティを育て、緊急時や災害時等での円滑な対応を可能にするためにも、細則を決定する際に、よく議論しておくことも重要です。
３ 要援護者名簿
『要援護者名簿』は、災害等の緊急時において、要援護者の生命、身体及び財産を保護することを目的として作成されるものであり、居住者からの申出に基づいて作成されるのが基本です。
管理組合は、要援護者の状況を事前に把握して緊急時に適切な対応が取れるように備えるとともに、緊急時にはこれを活用して必要な援護活動を行うことになります。
また、地域での防災計画の策定等に当たって、地方公共団体や地域の防災関係組織等に対して、名簿情報を提供することが考えられます。
しかし、この場合にも、災害対策基本法第４９条の１１第２項等の規定を念頭に置けば、本人の同意を取っておくことが必要と考えられます。
