管理組合に適用される個人情報保護法と名簿の取扱い(4)/マン菅通信2019・1

4 名簿の取扱い細則のポイント

(1)名簿の定義

   管理組合が取り扱う「名簿」の定義をはっきりとする必要があります。

   一般的には、届出のあった個人の情報を一覧表の形式に取りまとめたものを名簿と呼んでいますが、

  一覧表に取りまとめることはせず、届出様式に必要な情報を記載して提出された「届出原票」を綴った

  ものを名簿と読んでいる場合もあります。

   また、一覧表も紙に印刷されたものだけではなく、パソコンで一覧表に加工され、そのまま印刷する

  ことなく電磁的に保管、随時更新されることもあろうかと思います。

   この場合は、電磁的状態の名簿が存在することになります。

   したがって、細則の制定にあたっては、

  ①届出原票を綴ったもの、

  ②それを一覧表に取りまとめた紙の名簿、

  ③パソコンに保管してある電磁的状態の名簿等、

  「名簿」に関する情報を有するものすべてを名簿に含むよう明確に定義することが必要だと考えます。

公益財団法人マンション管理センター 企画部長 有田 信也

2019年2月07日 | カテゴリー 個人情報と名簿の取扱い