相談事例から

監事の役割強化

(事例)

 管理組合の監事です。理事の一人が不正行為をしているようです。理事会は3ヶ月に1回の開催で、次回は2ヶ月後になります。

(解説)

監事の権限強化

 改正標準管理規約では、第41条第2項で、「監事は、いつでも、理事及び第38条第1項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。」と規定されました。これに従えば、随時、理事や管理組合が雇用する職員に業務報告を求め、また監事自ら業務又は財産の状況の調査をすることができます。

 さらに、同条第5項で、「監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を理事会に報告しなければならない。」と規定しています。これに従えば、まずは、監事として不正等の事実関係を確認した上で理事会に報告すべきでしょう。

 本相談事例の場合、理事会が3ヶ月ごとの開催で次回の理事会が2ケ月後であることから、次回理事会まで報告を待っている間、不正行為が一層進行してしまう恐れもあります。そこで、同条第6項では「監事は、前項(第5項)に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。」と規定されていますので、理事長に速やかに理事会招集を請求し、臨時理事会を招集してもらい出来る限り早く報告することが望ましいでしょう。

 さらに、同第7項では「前項(第6項)の規定による請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。」と規定されました。理事長が請求を受けても理事会を招集しない場合は、この規定に従って、監事自らが理事会を招集して不正があったことの報告をすることが適切です。

(岡管連から)

 昨年の3月に標準管理規約が改正されましたが、管理組合の管理規約が従前のままでは、監事の権限は強化されていません。

 そこで理事会において、管理規約の改正を検討することになります。

 なお、管理規約の改正には総会において、区分所有者及び区分所有権の各4分の3以上の賛成が必要です。

 

| 2017年9月05日 | カテゴリー 相談事例から 

監事の役割強化

(事例)

 監事には理事のような日常的な担当職務がありません。また、管理規約には「理事会に出席できる」との定めがあります。この場合、自分の都合により理事会に出席しても構わないのでしょうか。

(解説)

 標準管理規約に監事に関する条文が追加された。

① 監事の理事会出席が義務化

  平成28年3月の標準管理規約改正で、監事の機能が強化されました。具体的には、第41条(監事)

 第1項の条文は改正されていませんが、同条関係コメント①では「第1項では、監事の基本的な職務内容

 について定める。これには、理事が総会に提出しようとする議案を調査し、その調査の結果、法令又は

 規約に違反し、又は著しく不当な事項があると認めるときの総会への報告が含まれる。」としており、

 総会での調査報告を職務とする考え方が示されました。

  改正前の第41条第3項に「監事は、理事会に出席して意見を述べることができる。」との定めがあり

 ましたが、今回の改正により同条第4項として「監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、

 意見を述べなければならない。」となり、監事は理事会に毎回出席することが義務付けられ、必要なとき

 は意見を述べることも義務となりました。さらに、新たに第2項が設けられ、第1項の規定を受けて、

 具体的な報告請求権と調査権についての定めが置かれました。

② 監事の職務

  監事の役割の中で主要な業務は、監査の実施です。年度半ばの上半期末の監査、そして年度末の監査が

 それです。とりわけ、理事会に毎回出席し、理事会で何が議論されているか、何が主要なテーマかなどを

 よく理解することで、監査を行うにあたっても各理事の業務執行状況がより把握しやすくなります。これ

 により厳正かつ的確な監査も可能となります。

  標準管理規約の今回の改正に伴い、監事の職務規定について管理規約を改正することを検討されては

 いかがでしょうか。

| 2017年9月03日 | カテゴリー 相談事例から 

管理組合と個人情報保護

(事例)

 個人情報保護法の改正により今年の5月から管理組合も個人情報保護取扱い事業者として、適法な対応が求められると聞きました。法人化していない管理組合ですが、組合員名簿等の取扱いにどのような対応が必要となりますか。

(解説)

1 個人情報保護法の改正

  平成29年5月30日に改正個人情報保護法が施行されました。これまで管理組合自体は取り扱う個人

 情報の数が5,000件以下の場合が多いため適用されていませんでした。今回の個人情報保護法の改正で

 5,000件の枠が撤廃されたことから、管理組合のように営利を目的としない「人格なき社団」でもこの

 法律が適用されるようになりました。管理組合から委託先である管理会社への個人情報提供は、個人情報の

 利用目的達成に必要な範囲であれば、本人の事前同意は不要とされています。

2 名簿(組合員名簿と居住者名簿)と管理規約

  区分所有者で構成される管理組合は、法人化されている場合は、区分所有者名簿を備え置き、組合員に

 変更があるごとに訂正しなければならないと区分所有法(48条の2)で定められています。法人化され

 ていない管理組合でも、標準管理規約では理事長に、名簿を作成、保管し、請求に応じ閲覧させることの

 義務があると規定されています(64条)。組合員名簿は、管理費等の徴収や総会の招集通知の送付先の

 把握、共有名義の場合の総会の議決権数の所在の把握、確認の基礎資料として大変重要です。居住者名簿

 は、役員資格として「組合員と同居の家族・・・」と規定している場合や、総会出席の代理人を「組合員

 の同居の家族・・・」と規定している場合に、居住者名簿がその権限の確認の参考資料となります。また、

 災害時における安否確認等や、支援などの際の基礎資料としても必要となります。

3 取得した個人情報の安全管理

  管理組合が個人情報取扱事業者として、名簿など個人情報を取り扱う際には取得した個人情報を安全に

 管理する必要があります。「個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データーの漏洩、滅失又は毀損の

 防止その他の個人データーの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。」(個人情報

 保護法20条)と規定されています。

  これら名簿の扱いに関する細則を策定することも検討が必要となります。個人情報に対する注目度がます

 ます高まる中で、もし個人情報を漏洩させてしますと、大きなトラブルに発展する可能性がありますので、

 くれぐれも注意ください。

| 2017年9月01日 | カテゴリー 相談事例から 

役員の利益相反行為

Q 役員の成り手がいないことから、ここ数年は同じ理事長が再任を続けています。理事長は、水道工事会社

 A社の取締役をしており、マンションの給排水管の補修工事のほとんどをA社に発注しています。理事長は

 とても人柄がよく組合運営に熱心ですが、工事等の発注を自ら関係するA社に管理規約に基づいて理事会決

 議を経て行っています。このように自分の会社に利益を誘導するような理事長の行為は、良いのでしょうか

A 今年の3月に改正された標準管理規約には、新たに第37条の2が新設され次のように規定された。

  役員は、次の掲げる場合には、理事会において、当該取引につき重要な事実を開示し、その承認を受けな

 ければならない。

 一 役員が自己又は第三者のために管理組合と取引をしようとするとき

 二 管理組合が役員以外の者との間において管理組合と当該役員との利益が相反する取引をしようとする

  とき。

 なお、理事長が管理組合と利益相反する場合の事項について、管理組合法人の場合には区分所有法第51条で「管理組合法人と理事との利益が相反する場合事項については、監事が管理組合法人を代表する。」と定めていますが、法人化されていない場合は、新たに管理規約に規定を定めることが必要となります。利益が相反するか否かの判断は、その行為の外形上の利益が相反する可能性があれば足り、現実に不利益を受けることは要件とされていません。

                  (著)(公財)マンション管理センター 管理情報部参与 松本 洋

(岡管連から)

 標準管理規約の改正については、岡管連がこの11月にセミナーを開催する予定です。詳しいことは、10月下旬に公表いたします。

 新たに追加等された条項は、役員の利益相反行為以外として、以下のものなどに対応したルール整備が行われました。

・高齢化等を背景として管理組合の担い手不足

・管理費等滞納による管理不全

・暴力団排除の必要性

・災害時における意思決定ルールの明確化   など

| 2016年8月05日 | カテゴリー 相談事例から 

【国土交通省の定義】

・リノベーションとは

  新築時の目論見(パンフレット等)とは違う次元に改修すること(改修)。

・リフォームとは

  新築時の目論見に近づくように復元すること(修繕)。

【標準管理規約では】

修繕等:「修繕、模様替えまたは建物に定着する物件の取付けもしくは取替え」と規定。

中古マンションの購入者は

 申請書に設計図、仕様書、工程表を添付して提出。

管理組合は

・理事会において、承認、不承認の決議。

・立入調査ができる。

【住民からの苦情】

・騒音で部屋にいられない。

・建物の躯体に穴をあけて振動が伝わっている。

【立入調査でわかったこと】

・マンション室内のすべての間仕切りを撤去し、スケルトンのみになっていた。

・間仕切りパネルを据え付けるためのガードレールを固定するため、

 ネジくぎ用の穴をスケルトン(躯体:共用部分)に明けた跡があった。

・天井側と床側で計約150か所の穴をあける予定。

・施工業者は戸建が主の業者。

【第三者による専門家の立場から】

・躯体という共用部分を棄損する行為は直ちに中止すべきである。

・ガードレールを固定するための施工方法は、他もある。

・例えば、コンクリートボンド方法とか。

【岡管連からの提言】

・管理組合(理事会)で、承認・不承認の判断が難しい場合、第三者に仰ぐこと。

・トラブルの未然防止を考慮に入れた専有部分の修繕等に関する『細則の制定』を検討すること。

| 2016年6月01日 | カテゴリー 相談事例から 

【専門委員会の運営のポイント】

 専門委員会の委員には、経験(他のマンションや当マンションでの計画修繕の経験者(理事長や理事経験者))、知識(建築士等の専門家。ただし、発注の可能性のある建設会社の関係者は除くことが望ましい。)、意欲がある区分所有者や若い人の参加等多様な立場の人をバランスよく選びます。

 また、工事施工者との緊急な連絡等に備えて、ある程度平日マンションに在宅されている方も入っていただくと良いでしょう。

 この委員選定の際に、理事会と専門委員会との連携役、または、調整役としての役割が期待されるため、特段の事情がない限り理事のうち若干名は専門委員と併任することが良いでしょう。ただし、理事長及び監事については、理事長は専門委員会への諮問者であり、監事は管理組合を監査する立場であるため、専門委員として参加しない方が適切です。

 また、専門委員候補者の選出は公募及び組合員からの推薦による方法とし、専門委員の選任は、理事会の決議により理事長が行うことが考えられます。

 しかし、専門委員候補者の選出や専門委員専任の方法等は、各々のマンションの事情に応じて異なることが考えられることから、委員選任過程の透明性等に配慮しつつ、管理組合の判断により変更できます。

 なお、専門委員会からの答申は、内容の重要性や今後の活動履歴等を考えて、書面にして残すことが良いでしょう。

                   (著) (公財)マンション管理センター 技術部長 鈴木 了史

| 2016年4月09日 | カテゴリー 相談事例から 

【専門委員会の設置】

 専門委員会は、次のような目的のために設置されます。

 大規模修繕工事は、管理組合の発意から計画修繕工事の実施、計画の見直しに至るまでに数年の期間を要し、専門的な知識も必要とされます。

 一方、役員は1~2年で交代する場合が多く、管理組合の通常の運営だけでも多忙です。このため、理事会の諮問機関として、継続性のある専門委員会を設けて検討することが必要です。

(相談例)

・委員会を設置したが、委員会で管理規約や耐震工事等に関することをすべて決めようとしている。

・委員会のメンバーが公表されずに決定され、勝手に活動している。

・委員会の答申が、理事会の諮問の趣旨に反している。

・委員会の答申を理事長が無視し、理事会や総会等で取り上げられない。

・委員会の意見と理事長が対立している。

・委員会を援助する委託の外部の専門家が、日常の管理業務にも関与する。

・委員会が本来の業務範囲を逸脱し、理事会より上位の存在になっている。

・大規模修繕工事の際に設立した委員会が、工事完了後に解散したはずだが、依然として存続している。

                (著) (公財)マンション管理センター 技術部長 鈴木 了史

| 2016年4月07日 | カテゴリー 相談事例から 

【相続人がいない】

 ある住戸で管理費等の滞納が続いていましたが、管理会社の報告によりその住戸の区分所有者が亡くなっ

 ていたことが判明しました。

  しかし、身内からは何の連絡もなく、相続人がいるのかいないのか全く情報がなく困っています。

  このままの状態が続くと、管理費等の滞納がどんどん増えて管理組合の運営に悪影響が及ぶことが心配さ

 れます。

  このような場合、理事会はどのように対応すればよいのでしょうか。

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 近年、マンションでは一人暮らしで高齢の区分所有者が多くなり、この区分所有者が管理費を滞納したま

 ま死亡した場合の対処方法についての相談が多くなっています。

  この中には、相続人がいても相続を放棄するといったケースも増えています。

  相談事例のように、一人暮らしの区分所有者が管理費等を滞納したまま死亡して相続人の存在が明確でな

 い場合は、滞納管理費等を請求するために管理組合が相続人を探し出すことになります。

  民法951条では、相続人のあることが明らかでないときは、家庭裁判所は利害関係人又は検察官の請求

 によって「相続財産管理人」を選任しなければならなく、選任したときは遅滞なくこれを公告しなければな

 らない(民法952条1,2項)とされています。

  ここでの利害関係人には、「相続債権者」としての管理組合も含まれます。

  相続が絡む滞納管理費等の請求に関しては、法的な手続きが必要となりますので、弁護士など専門家に

 相談しながら進めるとよいでしょう。

                     (公財)マンション管理センター 管理情報部参与 松本 洋

(岡管連から)

 滞納管理費等に限らず管理組合の業務については、管理組合(理事会)自身で判断し、責任と負担が伴います。

 管理会社は、管理組合から委託を受けて、契約に基づいた業務を行うだけです。

 この事例における管理組合(理事会)が行うべき業務について、以下の点をしておきたい。

 ① 管理費等の滞納が続いていたようだが、その対応・措置等はどうしていたのか。

 ② 管理会社からの報告で死亡を知ったようだが、それまでに当該人物と接触し、状況等を把握できて

  いたのか。

 ③ 当該人物が病院・施設等に入所していたため、管理費等の滞納があったのではないのか。

 ④ 当該人物に何かあった場合に備えて、相続人を含めた緊急連絡先等の『居住者名簿』を作成して

  いるか。

 ⑤ 管理費等の滞納金の回収は管理会社の業務ではなく、管理組合(理事会)が行うものである。

 ⑥ 管理会社は一定期間の督促等を行なうが、管理費等の滞納金の回収は弁護士業務となる。

| 2016年1月21日 | カテゴリー 相談事例から 

 マンション管理センターでは、分譲マンションの管理組合の役員や組合員等の皆さまから、管理組合運営および建物設備管理等に関するさまざまな相談を電話およびメール等により受け付けています。

 ここでは、平成26年度(平成26年4月1日~平成27年3月31日)の相談件数および相談内容についてご紹介します。

【相談件数】

 平成26年度の相談件数は8,361件で、前年度比106.4%(510件増加)です。

 なお、平成26年度における相談者の属性をみると、管理組合関係者からの相談が最も多く、全体で6,500件、その内、組合員からの相談が2,148件、次いで、理事長1,536件、理事1,304件、専門委員435件、監事215件、占有者32件等となっています。その他、管理会社の担当者からの相談が417件、同じく管理員123件、マンション管理士からの相談が100件等となっています。

【相談内容別の件数】

 以下、平成26年度に受け付けた相談(8,361件)を内容別に分類・集計し、件数の多かった上位15位までをまとめたものです。

1 区分所有法・(標準)管理規約の解釈        901件(10.78%)

2 役員の資格、選任・解任、任期           338件( 4.04%)

3 理事長・理事会への不満              220件( 2.63%)

4 管理規約の作成・改正               206件( 2.46%)

5 管理会社の選定・変更(管理会社の紹介依頼等)   183件( 2.19%)

6 共用部分の使用、管理、変更(決議要件を除く)   165件( 1.97%)

7 管理組合の役割・業務               158件( 1.89%)

7 水漏れ事故(排水、給水管、外壁等)        158件( 1.89%)

9 管理員・フロントマンへの苦情・交代要求      156件( 1.87%)

10 総会の決議事項                 154件( 1.84%)

11 管理委託契約書の内容(標準管理委託契約書)   146件( 1.75%)

12 委任状・議決権行使書              140件( 1.67%)

13 議決権・決議要件                139件( 1.66%)

14 管理費等の滞納処理(遅延損害金、少額訴訟等)  130件( 1,55%)

15 理事会運営(招集、議長、決議要件、議事録等)  129件( 1.54%)

(岡管連から)

  平成27年度 岡山市市民協働推進モデル事業として岡管連が提案しました『マンションアドバイザー派遣事業』が採択されました。

 上記の相談事例からも見られますように、マンション管理組合(理事会等)への専門家派遣支援を行いたく、岡管連がこの7月から本格的に実施する予定であります。

 管理組合様におかれましては、この専門家派遣支援をご検討いただき、『マンション管理の身近な相談窓口』としてご利用いただければと思っています。

 なお近日中に、岡山市住宅課のホームページ及び岡管連のホームページに『マンションアドバイザー派遣事業』について、掲載される予定であります。

| 2015年6月29日 | カテゴリー 相談事例から 

ある管理組合からの相談で、管理組合の総会において『修繕委員会』を設置したのですが、その後の取り組みをどのように進めていけばよいのかという質問を、岡管連にいただきました。

修繕委員会の運営は、本来、概ね12年ごとに定期的に行われる『大規模修繕工事』を念頭に置いて進めていくことが求められます。

その場合、修繕委員会の取り組みは第1弾として、『自主点検』です。これは大規模修繕工事を実施する前段階として、修繕委員会が現状のマンションの情報の収集と把握、また問題点等の情報の共有化等の取り組みを行っていくことにあります。

次に第2弾として、『ルール化を図る』ことです。『大規模修繕工事専門委員会運営細則』等の作成案の作成と、当該運営細則に基づいた大規模修繕工事の実施に向けた取り組みを行っていくことにあります。

 

【自主点検の取り組み】

①修繕委員会は自主点検チェックシートを作成し、当該チェックシートを基に居住者へのアンケート調査を実施し、居住者からの不具合箇所等の報告を受ける。

②修繕委員会はその報告をまとめ、修繕委員会主導による理事会役員並びに居住者有志による『マンション探検隊』を結成し、建物、設備、敷地等の自主点検を実施して、不具合箇所等の調査・確認し、情報の共有化を図る。その場合、専門家の同席を検討する。

③修繕委員会は②の調査・確認したものをまとめ、『管理組合からのお知らせ』等として居住者へ報告する。

④修繕委員会はその後一定期間、③以外の不具合箇所等がないかどうかの報告を再度受け付ける。

⑤修繕委員会は④の報告があれば、調査・確認し、③に追加し、③と同様に報告を行う。

⑥修繕委員会は③及び⑤を基に、総会決議を受けて、専門家による『建物(劣化)診断』を依頼する。

⑦修繕委員会は⑥を基に、総会決議を受けて、長期修繕計画及び定期修繕費用等についても、見直しを専門家に依頼する。

⑧修繕委員会は⑦に基づいて、現在の『修繕積立金』が適正かどうか判断する。

⑨修繕委員会は⑧の判断の結果、将来の修繕積立金に不足等が生じる場合には、建物(劣化)診断書、長期修繕計画書、修繕積立金見込累計額等の書類を添付して、理事会に具申する。

⑩修繕委員会は⑥の結果、早急に修繕等が必要な個所があると専門家から指摘された場合には、当該建物(劣化)診断書を添えて理事会に報告する。

 

【ルール化を図る】

①修繕委員会は、大規模修繕工事を実施するに当たり、『大規模修繕工事専門委員会運営細則』等の細則案を作成したものを理事会に具申し、大規模修繕工事に関する手続き等のルール化を図る。

②修繕委員会は、毎年1回『マンション探検隊』を結成し、自主点検を行う。

③修繕委員会は、概ね12年ごとの大規模修繕工事を念頭に置いた情報収集、調査研究等を行うために、定期的に当該委員会を開催し、また外部のセミナーなどに参加する。

④修繕委員会は、大規模修繕工事を行おうと予定している概ね3年程度前に、大規模修繕工事の実施予定時期・内容、また予定費用などについて、理事会に次期総会に発議するよう具申する。

⑤修繕委員会は、大規模修繕工事を行うことについて、関心を持ってもらうために、居住者に向けて定期的に、情報発信等を行う。

⑥修繕委員会は、大規模修繕工事を円滑に進めるために、また居住者の御理解・御協力等を得るために、当該工事の説明会等に向けた専門家との間で、鋭意協議を重ねる。

 

*なお、『自主点検』に関しては、2月にお伝えする予定にしています。

| 2015年1月29日 | カテゴリー 相談事例から 

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