管理運営の適正化に取り組む(2)/マン管通信2015・8

【改善策の事例】

① 管理運営ルールの設定

  2005年4月までは、理事長の公印捺印記録がなく決裁ルール等も明確でない、また、契約書等の重要

 書類もキチンと保管されていない非常にズサンな管理状態でした。

  これに対し、2005年6月に捺印件名簿を設定し、重要書類をファイルにして保管するとともに、理事

 長公印取扱細則、公式書類処理手続一覧表、会計書類細則等の設定を行い、組合員の誰もが分かる管理状態

 に改善しました。

② 役員の業務解説書等の作成

  一部の立候補者を除きほとんどの役員がくじ引きによる選任です。

  そこで、誰でも理事や監事の仕事が理解できるように、2013年から理事業務の解説書や監査手順書を

 作成し、役員改選時に引継ぎを兼ねて勉強会を実施するようにしました。

③ 定時総会開催の迅速化

  毎年3月末の決算から総会開催まで約3か月かかっていました。施行規則の改正に伴って2011年に

 業務委託契約を変更し、管理会社から月次ベースの決算報告書を理事会に提出するようにして決算処理の

 迅速化を図り、5月中旬に開催するようにしました。

④ 将来発生する可能性のあるトラブルの未然防止

  新聞で報道されたようにシェアハウス化によるトラブルを防止するために、2013年に管理規約、

 使用細則を改正しシェアハウスへの改装を禁止するように対応しました。

(岡管連から)

 岡管連では、新旧理事会において、新役員のため、また理事会業務の引継ぎを円滑に進めるため、

理事会業務引継書』及び『理事会業務マニュアル』を作成しています。

2015年9月05日 | カテゴリー 管理組合運営