「名簿作成・運用に係る名簿細則モデル」その3/マン管通信2015・1

【名簿作成時の留意点】

1 プライバシーの保護について

個人情報保護法の施行に伴って、個人情報保護やプライバシー保護の認識がさらに高まっていることから、管理組合においても、法の趣旨に沿って、組合員、居住者等に属する個人情報を慎重かつ適正に取り扱う必要があります。

特に、パソコン内に保管したデータがインターネットを介して外部に漏えいしたりすることがないように、名簿に係わるデータが保管されたパソコンはインターネットとは隔離された状態を保っておくことが望まれます。

2 災害時等への備えとして

災害時においては、災害対策基本法第49条の11第3項により、災害が発生したかその恐れがある場合、要援護者の生命、身体、財産を保護する必要がある場合で本人の同意を得ることが困難であるときは、これを得ないで避難支援等関係者等に名簿情報を提供する必要が生ずることも考えられ、本人の同意がない場合であっても、『要援護者名簿』が人の生命・財産を維持していくために活用されることがあります。

逆に言えば、そのような緊急時を除いては不用意に閲覧したり持ち出したりされることがないように、厳重な管理が必要と考えなくてはいけないと思います。

3 名簿細則の策定に向けて

改めてルール化することで、管理組合内での名簿の意義づけや情報の取扱いについての認識の共通化にもつながりますし、所有者や居住者(占有者)が変更になった場合にもルールを明示することで、安心して名簿作成に協力が得られるようになるのではないでしょうか。

(岡管連から)

マンション管理センターから近日中に、『マンション管理組合で作成する名簿の取扱いに関する細則について』の書籍が発刊される予定です。

2015年2月05日 | カテゴリー 管理基礎講座